Négy taktika, amelyet érdemes mentett promptként tartani
A tíz taktika közül négy annyira rendszeresen hasznos, hogy érdemes őket Claude-ban mentett promptként (vagy egyszerűen másolható szövegként) tartani: az 1. (résztvevők kutatása), a 4. (steelman), a 7. (kifogások előrejelzése) és a 10. (háromsorosr követő üzenet). Ezeket a legkönnyebb naponta alkalmazni, és ezektől változik meg leghamarabb, hogyan látnak téged a meetingekben.
A többi hat taktika mélyebb felkészüléshez és speciálisabb helyzetekhez való. Nem kell mind a tizet minden meetinghez futtatni, válaszd ki, ami az adott helyzetre illik.
Taktika 1
Résztvevők előzetes kutatása
Mikor
Bármilyen megbeszélés előtt, ahol nem ismered személyesen az összes résztvevőt: ügyfélmegbeszélés, partnertalálkozó, állásinterjú, vezető előtti prezentáció.
A legtöbb ember bemegy egy meetingre anélkül, hogy tudná, kivel ül le. Az előzetes kutatás öt perc befektetéssel adja vissza azt az előnyt, amelyet mások hónapok alatt szereznek meg: tudod, ki mit értékel, mi motiválja, és mire reagál.
Másold be a résztvevők LinkedIn-profilját, önéletrajzát, vagy amit tudsz róluk. Claude összegyűjti a hasznos háttérinformációkat, és segít felkészülni arra, hogyan kapcsolódj hozzájuk a találkozón.
Részt veszek egy megbeszélésen [DÁTUM]-án [MEGJEGYZÉS A MEGBESZÉLÉS CÉLJÁRÓL]. Az alábbi személyek lesznek jelen:
[RÉSZTVEVŐ 1 NEVE, BEOSZTÁSA, CÉGE]
[RÉSZTVEVŐ 2 NEVE, BEOSZTÁSA, CÉGE]
[RÉSZTVEVŐ 3 NEVE, BEOSZTÁSA, CÉGE]
Az általam ismert vagy elérhető háttérinfók:
[IDE ILLESZD BE: LinkedIn-profilt, önéletrajzot, cikket, korábbi levelezést, amit tudsz róluk]
Kérlek:
1. Foglald össze mindegyik résztvevőről a legfontosabb szakmai hátteret és eddigi eredményeket.
2. Mi az, ami valószínűleg a legfontosabb számukra ezen a megbeszélésen, mi motiválhatja őket, mire figyelnek?
3. Van-e olyan közös pont közöttünk (érdeklődés, tapasztalat, szféra), amelyet érdemes lehet megemlíteni a kapcsolatépítés céljából?
4. Mi az egy-két dolog, amit mindenképp tudnom kell róluk, mielőtt belépek a szobába?
Taktika 2
Granola az élő jegyzetek rögzítéséhez + Claude a feldolgozáshoz
Mikor
Minden meetingen, ahol fontos, mi hangzott el: ügyfélmegbeszélés, projekt kickoff, vezetői egyeztetés.
A Granola (Mac-alkalmazás) a háttérben rögzíti a megbeszélést, és nyers átiratot készít belőle. A trükk az, hogy mit csinálsz ezzel az átirattal utána: ha egyenesen Claude-ba viszed a megfelelő prompttal, az összefoglaló, a feladatlista és a következő lépések öt perc alatt elkészülnek.
Ez az egyetlen taktika, amelyhez külső eszköz kell (Granola), de a kombináció messze a legjobb befektetés a meetingek utóéletébe. Az átiratot add meg Claude-nak, és a következő promptot futtasd:
Az alábbiakban a mai megbeszélés nyers átirata:
[IDE ILLESZD BE A GRANOLA ÁTIRATOT VAGY SAJÁT NYERS NOOTESZODAT]
A megbeszélés résztvevői: [NÉVSOR]
A megbeszélés tárgya: [EGY MONDAT]
Kérlek, dolgozd fel az alábbi struktúra szerint:
1. ÖSSZEFOGLALÓ (3-5 mondat): mi hangzott el, mi volt a legfontosabb döntés vagy felismerés?
2. ELVÉGZENDŐ FELADATOK: minden konkrét teendő, személlyel és (ha elhangzott) határidővel.
3. NYITOTT KÉRDÉSEK: mi maradt megválaszolatlanul, mi igényel további döntést?
4. KÖVETKEZŐ LÉPÉSEK: ki mit csinál a következő találkozóig?
5. KÖVETŐ EMAIL vázlata: rövid, barátságos, a döntéseket és feladatokat összefoglaló üzenet, amelyet ki lehet küldeni a résztvevőknek.
Taktika 3
Ördög ügyvédje kérdések előkészítése
Mikor
Prezentáció, javaslat bemutatása, vagy bármely megbeszélés előtt, ahol kérdéseket várhat az anyagodhoz.
A legjobb meetingeken nem az a kérdés, hogy mi fog hangzani, hanem az, hogy te megelőzöd. Ha előre tudod a kemény kérdéseket, két lehetőséged van: beépíted a válaszokat a prezentációdba, és nincs is kérdés; vagy készen állsz, és magabiztosan válaszolsz. Mindkét esetben te vagy a legfelkészültebb a szobában.
Az alábbiakban az anyag, amelyet be fogok mutatni a [MEGBESZÉLÉS NEVE / CSOPORT] megbeszélésen:
[IDE ILLESZD BE A PREZENTÁCIÓD, JAVASLAT, DOKUMENTUM SZÖVEGÉT]
A résztvevők: [BEOSZTÁSOK, SZAKTERÜLETEK]
Kérlek:
1. Generálj 8-10 olyan kérdést, amelyet a legszkeptikusabb, legkritikusabb résztvevő tehet fel, olyanokat, amelyek az anyag gyenge pontjait, feltételezéseit vagy hiányosságait célozzák.
2. Minden kérdéshez adj egy ajánlott válaszvázlatot, amellyel magabiztosan tudnék reagálni.
3. Jelöld meg, melyik az a 2-3 kérdés, amelyre a legfontosabb felkészülni, amelyek a leginkább veszélyeztetik a javaslat elfogadását.
Taktika 4
Az ellenvetések erős változatának megalkotása (Steelman)
Mikor
Döntéshozó megbeszélések előtt, ahol a saját nézőpontod ellenfelei is jelen lesznek, vagy ahol le kell küzdeni a szkepticizmust.
A steelman az ellenkezője a strawman-nek: nem az ellenérvek gyenge változatát győzöd le, hanem a legerősebbét. Ez ellenintuitív, de hatékony. Ha pontosan tudod, mi a legjobb érv ellened, két dolog történik: vagy megváltoztatod az álláspontodat (ami jó), vagy olyan erős választ tudsz adni, amely ténylegesen meggyőz mindenkit (ami szintén jó).
A következő állásponton vagyok a mai megbeszélésen:
[IDE ÍROD A SAJÁT JAVASLATODAT / ÁLLÁSPONTODAT]
A megbeszélés témája: [KONTEXTUS]
A többi résztvevő valószínű álláspontja: [MIT TUDSZ RÓLUK]
Kérlek:
1. Alkoss meg a legerősebb lehetséges ellenérvet az én álláspontommal szemben, olyat, amelyet nehéz lenne megcáfolni. Ne a gyenge ellenvetéseket listázd, hanem az igazán erős, érdemi kifogást.
2. Ha ennek az ellenérvnek igaza van, mit kellene módosítanom a javaslatomon?
3. Ha nem módosítok, hogyan válaszolhatok rá meggyőzően, anélkül hogy lesöpörném?
Taktika 5
Minden résztvevő prioritásainak feltérképezése
Mikor
Tárgyalásokon, több érdekelt féllel zajló döntéshozatalnál, projektegyeztetéseken ahol különböző területek vesznek részt.
Ugyanaz a meetingnapirend mindenki számára mást jelent. Az ügyvezetőnek a pénzügyi következmény számít. A projektmenedzsernek a határidő. A jogi osztálynak a kockázat. Ha tudod, ki mire figyel, úgy tudod formálni a mondandódat, hogy mindenki azt hallja, ami neki releváns, anélkül hogy ellentmondana a többieknek.
Holnapi megbeszélés napirendje: [NAPIREND]
Résztvevők és beosztásaik:
- [NÉV], [BEOSZTÁS / SZERVEZETI EGYSÉG]
- [NÉV], [BEOSZTÁS / SZERVEZETI EGYSÉG]
- [NÉV], [BEOSZTÁS / SZERVEZETI EGYSÉG]
Kérlek:
1. Minden résztvevőhöz becsüld meg, mi a legvalószínűbb prioritásuk és legfontosabb érdekük ebben a témában, mi az, amire a legérzékenyebben reagálnak?
2. Hol lehetnek érdekellentétek a résztvevők között?
3. Mi az a megfogalmazás vagy hangsúly, amely a legtöbb résztvevő számára egyszerre elfogadható, anélkül hogy kompromittálná a lényegi álláspontomat?
Taktika 6
Összefoglaló email előre megírása
Mikor
Minden olyan megbeszélés előtt, ahol utólag összefoglalót kell küldeni: projekt kickoff, ügyfélmegbeszélés, döntéshozó egyeztetés.
Az összefoglaló emailt szokás után írjuk. Ez az egyetlen taktika, amely ezt fejre állítja: írd meg előre, a meetingnapirend alapján. Ez kényszerít arra, hogy átgondold, mi az elvárt kimenet a megbeszélésből, és sokszor kiderül, hogy a napirend hiányos, mert nincs egyértelmű döntési pont benne. A meeting után csak szerkeszted, amit előre megírtál.
Holnap a következő megbeszélésem lesz:
Cím / téma: [MEGBESZÉLÉS NEVE]
Résztvevők: [NÉVSOR]
Napirend: [PONTOK]
Elvárt kimenet: [MIT KELLENE ELDÖNTENI VAGY ELÉRNI]
Kérlek, írj egy összefoglaló email-vázlatot, amelyet a megbeszélés UTÁN fogok kiküldeni a résztvevőknek. Az email tartalmazza:
1. A megbeszélés tárgyát és kontextusát (1-2 mondat)
2. A hozott döntések helyét (kitölthető mezők, amelyeket a meeting után töltök ki)
3. Az elvégzendő feladatok helyét személyenként (kitölthető)
4. A következő lépések és határidők helyét (kitölthető)
5. Egy barátságos, rövid zárómondatot
Jelöld meg szögletes zárójelekkel [KITÖLTENDŐ] a részeket, amelyeket a meeting után fogok beírni.
Taktika 7
A 3 várható kifogás előrejelzése
Mikor
Bármilyen javaslat, kérés vagy döntés bemutatása előtt, ahol valaki azt mondhatja, hogy nem vagy várjunk.
Három a varázszám, mert az emberek ritkán tartanak vissza ötnél több kifogást, és a legtöbb szituációban van egy-két fő ok, amiért ellenállás keletkezik. Ha előre tudod a kifogásokat, beépítheted a válaszokat a prezentációdba, és a de mi lesz, ha... kérdések maguktól eltűnnek, mert te már válaszoltál rájuk, mielőtt felmerültek volna.
Be fogom mutatni a következő javaslatot / kérést:
[IDE ÍROD A JAVASLATODAT]
A döntéshozók / hallgatóság: [KIK LESZNEK OTT, BEOSZTÁSUK]
Kontextus: [CÉGMÉRET, IPARÁG, JELENLEGI HELYZET]
Kérlek:
1. Jósold meg a 3 legvalószínűbb kifogást, amelyet a döntéshozók felhozhatnak, nem elvont kritikát, hanem konkrét, az ő nézőpontjukból érthető ellenvetéseket.
2. Minden kifogáshoz adj egy tömör, meggyőző választ, amely elismeri a félelem mögötti logikát, majd megcáfolja vagy kezeli azt.
3. Melyik az a kifogás, amelyre a legnehezebb jó választ adni? Arra adj részletesebb választ.
Taktika 8
Az értekezlet céljának tisztázása
Mikor
Mielőtt bármilyen megbeszélést összehívnál vagy elfogadnál, ahol nem teljesen egyértelmű a cél.
A legtöbb meeting azért megy rosszul, mert az összehívó és a résztvevők mást várnak tőle. Ez a prompt segít pontosan megfogalmazni, mi a meeting valódi célja, ki kell ott lennie, és mi a sikeres kimenet, még az előtt, hogy naptárat nyitnál. Sok megbeszélés email-lel is megoldható, és ez segít kideríteni, mikor az eset.
Összehívok / elfogadok egy megbeszélést a következő témában:
Téma / cím: [MEGBESZÉLÉS NEVE]
Akik részt vesznek / vesznek részt: [NÉVSOR]
Becsült időtartam: [IDŐ]
Amit tudok róla: [RÖVID LEÍRÁS]
Segíts tisztázni a megbeszélés célját:
1. Mi a megbeszélés valódi célja: tájékoztatás, döntéshozatal, ötletelés, vagy problémamegoldás? (Ezek különböző formatot igényelnek.)
2. Mi a sikeres kimenet? Hogyan néz ki a megbeszélés vége, ha jól ment?
3. Ki az, akinek valóban ott kell lennie, és ki az, akinek elég egy összefoglaló utólag?
4. Megoldható-e ez a megbeszélés egy jól megírt emailben, vagy aszinkron módon? Ha igen, hogyan?
5. Ha mégis megbeszélés kell, adj egy javasolt napirendet 3-5 pontban, időkeretekkel.
Taktika 9
Kérések kristályosítása előre
Mikor
Mielőtt olyan megbeszélésre mész, ahol valamit akarsz kérni, elérni, vagy jóváhagyatni.
A legtöbb kérés azért nem kap egyértelmű választ, mert nem egyértelmű maga a kérés. Szeretnék több erőforrást nem működik. "Kérek 2 ember félállású bevonását februárban, a projekt X fázisába" igen. Ez a prompt segít a homályos szándékot pontos, elfogadható kéréssé alakítani, mielőtt a szobába lépsz.
A következő megbeszélésen valamit el szeretnék érni / kérni:
Mit szeretnék (általánosan megfogalmazva): [LEÍRÁS]
Kinek a döntésétől függ: [DÖNTÉSHOZÓ NEVE / BEOSZTÁSA]
Kontextus: [MIÉRT FONTOS, MI A HELYZET]
Segíts pontosan megfogalmazni a kérésemet:
1. Fogalmazd meg a kérésemet egy mondatban, amely konkrét, mérhető és egyértelmű, olyanban, amelyre igen vagy nem a válasz.
2. Mit nyer a döntéshozó azzal, ha igent mond? Fogalmazd meg az ő szempontjából, ne az enyémből.
3. Mi a legkisebb kérés, amellyel elindulhatok, ha a teljes kérés túl nagy? (Első lépés, próbaidős jóváhagyás, stb.)
4. Mikor a legjobb időzítés a kérés előhozatalára a megbeszélésen, az elején, közepén, végén?
Taktika 10
Háromsorosr követő üzenet 60 percen belül
Mikor
Minden megbeszélés után, ahol döntés született, vagy ahol szeretnéd fenntartani a lendületet és a kapcsolatot.
A meeting utáni 60 perc az az ablak, amikor a legkönnyebb megkülönböztetni magad. A legtöbb ember nem küld semmit, vagy csak napokkal később. Egy rövid, barátságos, konkrét követő üzenet azt jelzi, hogy figyelmed volt, és komolyan veszed a döntéseket. Nem kell hosszúnak lennie, a három sor tökéletes.
A mai megbeszélés legfontosabb mozzanatai:
Kinek szól az üzenet: [NÉV / SZEREP]
Mi volt a legfontosabb döntés vagy felismerés: [LEÍRÁS]
Mi a következő lépés, amit én vagy ő tesz: [LEÍRÁS]
Hangnem: [FORMÁLIS / BARÁTSÁGOS / ÜZLETI]
Írj egy háromsorosr követő üzenetet, amelyet 60 percen belül elküldhetek. Legyen:
1. Konkrét, utaljon valami specifikusra, ami a meetingen hangzott el
2. Cselekvésorientált, tartalmazza a következő lépést
3. Rövid, ne legyen több három mondatnál
Opcionálisan adj két variációt: egy formálisabbat és egy kötetlenebbet, hogy kiválaszthassam a megfelelőt.
A 60 perces szabály nem véletlen. Minél később küldesz követő üzenetet, annál kevésbé emlékeznek rá, hogy mi hangzott el, és annál kevésbé hat cselekvésre. Ha a megbeszélés után azonnal öt percet szánsz rá Claude-dal, hetente egy-két olyan emberi kapcsolatot tartasz fenn, amelyek egyébként a feledés áldozatává váltak volna.